Uw gegevens,
helder uitgelegd.

Wie wij zijn

Zorgvorm is de werknaam waaronder we websites en digitale hulpmiddelen voor zorgorganisaties ontwikkelen. Voor vragen over deze website en het gebruik van uw gegevens kunt u contact opnemen via hallo@zorgvorm.nl.

Beschrijf uw werkproces in algemene woorden. Deel via deze website, chat, spraak, e-mail of afspraakgegevens geen patiëntgegevens, medische informatie of vertrouwelijke dossiers.

Contact en afspraken

Uw vraag via de website versturen

U kunt uw aanvraag met Vorm samenstellen en aanpassen, of het formulier zelf invullen. Voor verzending toont Vorm de volledige tekst en contactgegevens ter controle. Alleen na uw afzonderlijke bevestiging in het gesprek, of uw klik op ‘Stuur naar Zorgvorm’, sturen we deze gegevens naar hallo@zorgvorm.nl. Bij een wijziging vervalt een eerdere bevestiging. We gebruiken de aanvraag om uw vraag te beantwoorden en de gevraagde vervolgstap met u af te stemmen. Dit schrijft u niet in voor marketing en plaatst geen opdracht.

Verzending loopt via Resend; de aanvraag komt in onze Hostinger-mailbox. Beide diensten verwerken de verzendgegevens en inhoud. Verwerking buiten de EU is mogelijk. Tijdens een door u gestart gesprek kan Vorm de zakelijke aanvraagvelden, waaronder uw contactnaam, e-mailadres, organisatie, tekst en gewenste vervolgstap, ook als context via ElevenLabs gebruiken. Zonder actief gesprek gebeurt deze contextuitwisseling niet. De e-mail bevat geen volledige chattekst of audio. De referentie betekent dat de verzenddienst uw aanvraag heeft aangenomen; het is geen lees- of afspraakbevestiging. We sturen geen automatisch antwoord naar een ongeverifieerd bezoekersadres. Privacybeleid van Resend.

Een geopend aanvraagformulier kan zijn concept maximaal 24 uur in de sessieopslag van dit browsertabblad bewaren. Zo blijft uw tekst beschikbaar bij opnieuw proberen of bij de stap naar onze afsprakenpagina. U kunt het concept zelf wissen. Na succesvol versturen verwijderen we de contactvelden uit dit concept; alleen de referentie en verstuurde tekst blijven tijdelijk beschikbaar. De volledige chat wordt hier niet opgeslagen. Bij geblokkeerde browseropslag werkt versturen nog steeds, maar kan herstel na herladen ontbreken.

Een kennismaking plannen

Als u een afspraak kiest via Google Calendar, gaan de gegevens die u daar invult naar Google voor het plannen en beheren van die afspraak. De ingesloten afsprakenpagina wordt geladen nadat u op ‘Kies een moment’ klikt of Vorm vraagt de agenda te openen. U kiest en bevestigt het moment op de afsprakenpagina. Vorm kan de ingesloten agenda niet uitlezen en ontvangt geen automatische boekingsbevestiging. Ook de rechtstreekse link opent de externe afsprakenpagina. Google kan daarbij eigen cookies en technische gegevens verwerken. Privacybeleid van Google.

Een e-mail sturen

Een mailto-link opent uw eigen mailprogramma. U kunt de inhoud controleren en aanpassen voordat u zelf verzendt. Uw adres, bericht en eventuele bijlagen worden dan verwerkt door de betrokken mailproviders en komen in onze mailbox terecht, zodat we op uw vraag kunnen reageren. Een mail openen of opstellen verstuurt nog niets.

Uw verstuurde aanvraag en verdere correspondentie blijven in onze mailbox voor de behandeling en opvolging. Bij afronding beoordelen we welke gegevens nog nodig zijn voor afgesproken vervolgwerk of administratie en welke verwijderd kunnen worden. De verzenddienst bewaart daarnaast eigen aflevergegevens volgens zijn instellingen en beleid. Mail ons als u wilt weten welke gegevens er van uw contact zijn of als u om verwijdering wilt vragen.

Praten met Vorm

Vorm is de AI-assistent van Zorgvorm. De assistent helpt om uw zakelijke vraag te verkennen. Antwoorden kunnen fouten bevatten; controleer ze voordat u er iets mee doet. De start van een chat of spraakgesprek geeft geen toestemming voor toekomstige marketing.

Spraak of chat: alleen na zelf starten

Vorm opent standaard met spraak; u kunt ook voor chat kiezen. Beide kanalen gebruiken dezelfde ElevenLabs-assistent en starten pas nadat u de uitleg bevestigt en zelf op starten klikt. De intake en eventuele zakelijke aanvraagvelden gaan mee als context. Wijzigingen in het aanvraagformulier worden tijdens het actieve gesprek aan de assistent doorgegeven. Chat gebruikt geen microfoon of audio. Verwerking door ElevenLabs en de betrokken modeldiensten kan buiten de EU plaatsvinden. Privacybeleid van ElevenLabs.

Een voorzichtig filter probeert herkenbare identificerende gegevens in tekst tegen te houden. Dat filter kan gegevens missen en maakt uw tekst niet gegarandeerd anoniem. Vul daarom zelf geen persoonsgegevens van patiënten of medische informatie in. We doen geen toezegging dat aanbieders niets bewaren.

De gespreksweergave is tijdelijk en blijft op de pagina. In de afzonderlijke voorbeeldwebsites gebruiken sommige AI-hulpmiddelen Google-modellen via Vercel AI Gateway. Hun tijdelijke servercache kan gegevens tot één uur vasthouden; dit is geen duurzame opslag of automatische registratie van uw aanvraag. De bewaartermijn van het gesprek met Vorm staat hieronder.

Stem, bewaring en wisselen van kanaal

Spraak gebruikt Eleven v4 Turbo via ElevenLabs. Uw intake, zakelijke aanvraagvelden, berichten, stemgeluid en transcript kunnen naar deze dienst gaan. Chat gebruikt dezelfde agent zonder audio. Bij een kanaalwissel kunnen enkele gecontroleerde recente beurten worden meegestuurd; we bewaren daarvoor geen volledige chat in de browseropslag. Er is maximaal zeven dagen bewaring van audio en transcript ingesteld. Verwerking buiten de EU is mogelijk. Een spraakgesprek duurt maximaal vijf minuten.

Gesproken woorden worden niet vooraf op gevoelige gegevens gecontroleerd. Noem dus ook mondeling geen patiëntgegevens, medische informatie of andere vertrouwelijke persoonsgegevens. Privacybeleid van ElevenLabs.

U houdt de volgende stap zelf in handen

De assistent heeft geen automatische toegang tot uw bedrijfssystemen en voert daar geen acties uit. Hij boekt geen afspraak en verstuurt niet zelfstandig een aanvraag. U kunt de besproken aanpak zelf nalezen, aanpassen en via het afzonderlijke aanvraagformulier naar Zorgvorm versturen. U kunt ook zelf de afsprakenpagina openen of rechtstreeks mailen. Een chat voeren of afronden verstuurt nog geen aanvraag.

Statistieken en cookies

Voor webstatistieken gebruiken we een afzonderlijk PostHog-project in de EU. Deze statistieken worden alleen na uw toestemming geladen. We beperken ze tot paginaweergaven en enkele bewust gekozen gebruiksgebeurtenissen, om te begrijpen welke onderdelen van de website worden gebruikt.

Chattekst, ingevulde formulierwaarden, audio en de inhoud van e-mails worden niet naar deze statistiekendienst gestuurd. Sessieopnamen (session replay) en het automatisch vastleggen van interacties (autocapture) staan uit. We gebruiken de statistieken niet om bezoekers op naam te profileren. Privacybeleid van PostHog.

U kunt statistieken weigeren en de website, chat, afspraken en e-mail blijven gebruiken. Later kunt u uw voorkeur aanpassen via ‘Cookieinstellingen’ in de voettekst. Een noodzakelijke cookie of lokale browservoorkeur onthoudt uw toestemmingskeuze; dat is een andere functie dan het meten van gebruik.

De website bezoeken

De website wordt gehost bij Vercel. Om pagina’s en verzoeken te kunnen leveren, verwerkt de hosting technische verbindingsgegevens, zoals uw IP-adres en informatie over het verzoek. Dit staat los van de optionele webstatistieken. Voor de verwerking bij de hosting verwijzen we ook naar de privacyverklaring van Vercel.

Onafhankelijke concepten

De patiëntreizen in onze demo’s zijn onafhankelijke concepten, geen bestaande klantrelaties of aangesloten zorgdiensten. Een voorbeeldafspraak in een demo reserveert geen echte afspraak. Gebruik daar uitsluitend de fictieve voorbeeldgegevens. De bronnen en grenzen staan bij Onderzoek en verantwoording.